Visma approval gør godkendelsesprocedurerne til en leg
Er der noget værre som controller ved hver månedsafslutning at skulle jagte kollegerne for at få godkendt de åbenstående fakturaer? Det koster både tid at afsøge, hvilke fakturaer står åbne og årsagen hertil samt derefter at minde kolleger om at godkende fakturaer.
Men vidste du, at hele processen med VismaNet ERP kan gøres legende let? Ved at opsætte godkendelsesprocedurer for indkøbsfakturaer, udlæg og timesedler automatiseres flowet med massive tidsbesparelser, minimering af fejl og en højere effektivitetsgrad som resultat.
Fordele ved Visma Approval
Der er en række forskellige fordele ved at anvende Visma Approval, som er en integreret del af Visma Financials og dermed let at implementere, driftssikker, brugervenlig og langtidsholdbar. Vigtigst af alt er dog, at du bevarer kontrollen!
• Du bestemmer, hvem der skal godkende ud fra definerede brugerroller.
• Du definerer, hvis en stedfortræder midlertidigt skal defineres.
• Baseret på et enkelt workflow så flere kollegers godkendelse af et dokument kan ske samtidigt eller efter hinanden.
• Godkendelse mulig via smartphone eller tablet.
• Fuldautomatisk og integreret arbejdsgang.
Sådan fungerer systemet
Visma Approval fungerer ved, at du definerer flow og aktiviteter, så en kollega som modtager dokument til godkendelse har forskellige muligheder.
Godkende
Når et dokument godkendes, sendes det automatisk videre jævnfør det definerede workflow. Således modtager næste godkender en mail, at der er et dokument til godkendelse, eller flere godkender samtidigt for et hurtigt gennemløb.
Afslå
Når en kollega afslår et dokument til godkendelse, stopper flowet, og dokumentet returneres automatisk til den oprindelige afsender inden for organisationen.
Videresende
Et dokument til godkendelse kan videresendes inden for organisationen. Hermed overdrages godkendelsen.
Bede kollega om bemærkning
Et dokument til godkendelse kan videresendes, så en kollega kan tilføje bemærkning. Derefter kan dokumentet let returneres.
Tilføje kommentar
Godkender af et dokument kan tilkøje kommentar, som er synlig for alle deltagere i workflowet.
Tilføje bilag
Yderligere bilag kan let føjes til sagen, så beslutningsgrundlaget lettes.